3.2 Sruktura baze podataka

Kao što je već napomenuto,ovo je kostur za školsku bazu podataka sa tako definisanom strukturom koja je prilagođena specifičnoj organizaciji  Online Grades sistema.Samo ovakvoj bazi podatak može da pristupi klijentska aplikacija za generisanje xml fajla,tako da nije preporučljivo menjanje njene osnovne strukture.Međutim njeno proširenje ne predstavlja problem normalnom funkcionisanju e-dnevnik klijenta.Zašto je baza ovako organizovana prizialazi iz specifičnosti potreba Online Grades sistema tj. od činjenice da je on prilagođen zapadnom sistemu školovanja.Prilikom izgradnje baze ovaj sistem je maksimalno prilagođen našem školskom sistemu ,a struktura podataka će biti kasnije objašnjena.

3.3 Sistem  organizacije podataka u bazi.Odnos pojedinih entiteta.

Da bi se bolje razumela organizacija baze podataka mora se razumeti način na koji Online Grades sistem posmatra podatke o učenicima,ocenama,zadacima itd. Naime Online Grades sistem posmatra sve učenike ravnopravno(bez obzira na pripadnost odeljenju/razredu).Takođe ocene učenika se ne posmatraju na nivou predmeta , već na nivou pojedinačnih zadataka tj. aktivnosti na kojima učenici dobijaju ocene.Dakle jedina veza između učenika i zadataka jeste konkretno tabela ocena.Zbog toga  ova ugrađena baza podataka ima malo ,,čudniju“ organizaciju podataka u odnosu na klasičan sistem evidencije podataka o ocenama učenika.

Zarad prilagođenja Online Grades sistema našem sistemu vođenja evidencije baza je organizovana na sledeći način:

1. Top level tabele su Razredi (za tabelu Učenici) i Predmeti (za tabelu sa aktivnostima na kojima učenici mogu dobiti ocenu – Zadaci).Ove dve tabele na samo što logički približavaju organizaciju evidencije o učenicima nama poznatijem modelu,već služe i kao filter za izdvajanje neophodnih podataka prilikom generisanja eksporta.
2. Tabela Zadaci  sadrži opise svih zadataka iz svih predmeta u školi,nezavisno od razreda,odeljenja ili predmeta.Isto tako i tabela Učenici sadrži podatke o svim učenicima nezavisno od razreda,odeljenja ipredmeta koji pohađaju.
3. Jedina tabela koja povezuje ove prethodno navedene glavne strukture podataka jeste Tabela Ocena koja funkcioniše na odnosu učenik-zadatak

->ocena.

Možda je najbolje pogledati sledeći dijagram zarad shvatanja organizacije podataka:

3.4 Preporuke za popunjavanje baze podataka podacima

Tokom izrade baze podataka  i njene organizacije došao sam do nekih zaključaka u vezi sa popunjavanjem tabela(što se najčešće odnosi na primarne ključeve tabela kod kojih  treba težiti da su funkcionalni i u isto vreme i human readable –razumljivi za ljude):

1. Entitet Razredi treba posmatrati kao celinu.To znači da primarni ključ treba formirati u formi Naziv_obrazovnog_profila_godina_upisa  npr (EltehRac_2010).Kasnije možete menjati pojedinosti tipa Razred u kome su učenici konkretnog obrazovnog profila upisanog iste godine i numeracije odeljenja itd.
2. Šifra učenika se mora sastojati samo od brojeva,nikako od slova inače dolazi do grešaka prilikom učitavanja eksport fajla.
3. Šifra predmeta je najbolje da se organizuje u smislu predmeta kao kursa koji pohađaju učenici npr(Elektrotehnika1ili Mat2).
4. Šifru zadatka je najbolje smisleno povezati sa konkretnom aktivnošću iz određenog predmeta npr. Mat2_Pismeni2 ili Merenja1_DomaciRad_1.2.2010.
5. Što se tiče polja ID u tabeli ocena ono je bitno samo za aplikaciju za eksport,a kako je autonum tipa može da ima bilo koju vrednost.Bitno je pravilno povezati šifru učenika sa odgovarajućom šifrom zadatka,ako se prate predhodne preporuke to neće biti prevelik problem.

3.5 Ugrađene forme za unos i sortirani prikaz podataka

Pored ručnog popunjavanja bazu je moguće popuniti i uz pomoć ugrađenih formulara za unos podataka.Naravno modu se i isprogramirati posebne aplikacije za unos podataka,a masovno popunjavanje tabela se može izvršiti i učitavanjem spiska učenika ili predmeta iz Excela.

Organizovano pregledavanje podataka i njihovo štampanje na primer je olakšano i moguće iz samog  Microsoft Access 2007 menadžera baze podataka.Dodavanje novih formi izveštaja je veoma lako i svako sa malo iskustava u Access-u možnje veoma lako da doda nove.Isto važi i za forme za unos podataka.

3.6 Proširenje osnovne baze podataka

Kao što je već napomenuto ova baza predstavlja samo kostur za izradu kompleksnije baze podataka .Njena nadogradnja je zato moguća i poželjna i zavisi samo od potreba zbog kojih se proširava.Jedini uslov je da se već ugrađeni elementi ne diraju,tj. da se ne briši i preimenjuju.Naravno ukoliko ova baza služi samo e-dnevnik klijentskoj aplikaciji nema potreba za nadogradnjom.